Slack DMs et la lutte constante pour respecter les délais des projets logiciels | de Timothy Mugayi | janvier 2023

Remèdes et moyens de gérer le bruit Slack pour votre équipe technique

Le mou peut être une bénédiction ou une malédiction. Le besoin constant de validation, d’alignements et de personnes cherchant des choses parfois insignifiantes qu’un peu de recherche dans votre base de connaissances peut donner les réponses que l’on recherche. Il est facile d’envoyer un DM à une personne pour demander ou demander des informations lorsque cela vous convient, et il est également facile de devenir égoïste inconsciemment lorsque vous essayez d’atteindre vos propres objectifs. La facilité d’accès via un clic est un couteau à double tranchant qui, au fil du temps, s’il n’est pas utilisé efficacement, peut devenir une distraction pour les équipes générant des résultats réels et précieux en temps opportun et de manière efficace.

Examinons quelques données tangibles pendant une seconde, selon RescueTime. En moyenne, les travailleurs ne disposent que d’une heure et 12 minutes de temps de productivité qui n’est pas interrompu par les outils de communication.

Lorsque vous travaillez dans un environnement distant, il est parfois nécessaire de valider constamment que vous faites votre travail. Parfois, les gens peuvent penser que l’idée du travail à distance est un problème pour la collaboration, car trop de distractions se produisent en ligne. Je ne suis pas d’accord sur ce point, car mon expérience personnelle de travail à distance semi-hybride à temps plein pendant plus de huit ans a prouvé que la FMH n’est pas le problème ; c’est un changement de mentalité qui est nécessaire.

De nombreuses entreprises ont été jetées dans le cycle du travail à domicile en raison du COVID-19 et ont été grossièrement sous-préparées. Ceux qui ont réussi avec la cadence WFH avaient la bonne attitude mentale ou avaient déjà réglé la cadence avant les blocages de COVID-19. Par conséquent, la transition vers un modèle de télétravail s’est déroulée sans friction et a tiré de nombreux avantages de l’équilibre travail-vie personnelle. Cependant, WFH ne nie pas entièrement le besoin d’interactions en face à face. Certains ensembles d’emplois spécifiques n’ont pas de sens, par exemple, la construction de voitures ou des travaux d’ingénierie qui nécessitent une présence physique.

Une culture de confiance est ce qui est nécessaire et la responsabilité. Cela ne peut se produire naturellement qu’avec une réflexion et une action délibérées pour cultiver et grandir.

Le dilemme constant des DM et le changement de contexte forment les notes mentales d’un ingénieur logiciel et une liste de tâches sans fin. Cela devient la racine du cycle sans fin d’estimations et de délais qui ne portent jamais leurs fruits lorsqu’ils sont mélangés. Ce sont des faits que nous ne pouvons pas nier. En tant qu’informaticien et entrepreneur légendaire, Paul Graham a dit un jour : « L’une des raisons pour lesquelles les programmeurs n’aiment pas les réunions, c’est qu’ils fonctionnent selon un type d’horaire différent des autres. Chaque réunion ou interaction consécutive leur coûte plus cher en ce qu’ils doivent construire. »

Peu importe s’il s’agit d’un coup de pouce pour un enregistrement rapide, une prise de position quotidienne ou quelques DM amicaux au mauvais moment, chaque DM ou besoin d’alignement s’empile comme un jeu de Jenga et peut faire dérailler vos ingénieurs. flux mental.

Heureusement, les réponses à ce dilemme des distractions en ligne sont aussi simples que le problème est complexe : ce sont des actions spécifiques que nous pouvons commencer à prendre délibérément, ce qui fait partie intégrante de la construction d’une éthique culturelle.

• Nous pouvons réserver un temps de concentration dédié aux développeurs de logiciels, car il s’agit d’une pièce supercritique du puzzle. Cela peut être aussi simple que de bloquer les calendriers de développement et de répéter les notifications Slack à certaines périodes de la semaine pour faciliter les périodes de calme.
• Créez de manière proactive une base de connaissances à partir des messages Slack et utilisez Slack comme base de connaissances pour faciliter une recherche avant de poser des questions. Au fil du temps, la culture est plus susceptible de produire les réponses que vous recherchez ; il y a une forte probabilité que quelqu’un d’autre ait posé une question similaire. Slack dispose d’une mine d’informations que les pairs et les collègues partagent constamment en temps réel.
• Arrêtez d’entraîner tout le monde dans un cycle sans fin de chaînes Slack. Cela crée un cycle perpétuel de canaux d’alignement sans fin qui continueront de vous informer sur les diffusions à grande échelle dans un avenir prévisible. Les canaux de répétition rendent parfois les gens nerveux à l’idée de manquer quelque chose d’important ou d’être jugés pour cela. Essayez une approche de bavardage minimale pour documenter davantage. Au fil des ans, ayant porté plusieurs casquettes, c’est-à-dire directeur de l’ingénierie et architecte logiciel, je peux vraiment apprécier le besoin d’une documentation à jour. Si nous passions plus de temps à écrire et moins de temps à parler, nous aurions une richesse de connaissances à exploiter.

Il s’agit d’un scénario typique auquel la plupart des organisations sont confrontées lorsqu’elles travaillent dans une organisation qui pratique le travail à domicile. L’équipe de développement de logiciels est chargée de créer une fonctionnalité ou un nouveau logiciel, tandis que l’équipe d’expérience client peut souhaiter que l’équipe se concentre sur les domaines d’amélioration qui peuvent minimiser les problèmes liés au support client.

Les mêmes ressources sont également nécessaires pour aider à résoudre les problèmes liés au support afin de maintenir l’activité opérationnelle. En parallèle, chaque équipe a ses OKR et ses objectifs. En raison de la facilité de communication de Slack, ce qui a tendance à se produire, c’est que les priorités de chacun ont tendance à être traitées de la même manière. À ce stade, la création d’objectifs significatifs conduira finalement à des objectifs manqués, car chaque priorité concurrente détournera les développeurs de la tâche principale. Slack forme finalement le pont s’il n’est pas bien utilisé pour faciliter le bruit exponentiel.

Ceci est si important dans un environnement de collaboration en ligne parce que les résultats de la conversation avec quelqu’un se font sentir si immédiatement. Faire partie d’une organisation qui pratique la communication synchrone change votre façon de penser à communiquer avec les autres. Nous pouvons être plus enclins à interrompre ou à être interrompus. Les humains s’attendent à des réponses immédiates, et lorsque nous ne recevons pas d’immédiateté, nous augmentons le mécontentement.

« Ne pas déranger »

Ne pas déranger (NPD) est une fonctionnalité intégrée. Après avoir défini des heures NPD pour un espace de travail ou un canal, Slack n’enverra aucune notification de bureau ou mobile aux membres pendant ces heures. La définition des heures NPD par défaut affectera tous les membres d’un espace de travail ou d’une organisation, à moins qu’ils ne configurent leur propre horaire NPD personnalisé chaque fois qu’ils ont besoin d’effectuer un travail sans interruption, vacances ou congé maladie.

L’activation de cette fonctionnalité ne signifie pas que vous ne pouvez pas avertir un utilisateur en cas d’urgence. Vous pourrez toujours forcer une notification de votre message au destinataire cible pour l’alerter. La fonctionnalité consiste davantage à définir des attentes et à aider l’expéditeur à sympathiser avec le destinataire. La fonction « Ne pas déranger » pourrait aider à solidifier les frontières entre le travail de quelqu’un et ses temps d’arrêt tout en accordant aux employés du temps de concentration pour terminer le travail.

Pour configurer les horaires Ne pas déranger de l’espace de travail, vous devez parcourir la page des paramètres et autorisations de l’espace de travail. Cliquez sur le nom de l’espace de travail dans le coin supérieur droit. Dans le menu déroulant, sélectionnez « Paramètres et administration », puis « Paramètres de l’espace de travail » pour ouvrir les paramètres de l’espace de travail dans un nouvel onglet.

Définir les heures d’ouverture dans Slack

Les startups et de nombreuses autres entreprises pourraient grincer des dents à l’idée des « heures d’ouverture ». Les gens travaillent encore plus aujourd’hui — la semaine de travail moyenne est passée à 47 heures. Bien que cela puisse ne pas sembler un montant surprenant supérieur à la «semaine de travail de 40 heures» typique, avec la nature du télétravail, les chiffres pourraient augmenter avec le temps à mesure que nous normalisons des journées de travail plus longues. Pour être clair, il n’y a rien de mal à faire un peu d’heures supplémentaires, étant donné que c’est par choix et non par culture.

La configuration des heures d’ouverture de toutes les équipes dans Slack pourrait être la solution. L’idée est de définir des horaires de travail du lundi au vendredi, le week-end et un horaire de vacances. Une fois le calendrier défini, les messages envoyés en dehors de ces heures entraîneraient quelque chose de similaire à la fonction Ne pas déranger. L’application de ce paramètre aide une entreprise à montrer qu’elle valorise le temps libre de ses employés. Cela permet également à vos coéquipiers de savoir quand ils ne devraient pas s’attendre à une réponse rapide. Étant donné que Slack ne fournit pas de fonctionnalité prête à l’emploi, c’est là que le bot Clockwise serait la solution gratuite idéale.

Pin connaissance toujours

C’est un moyen puissant d’agréger les questions fréquemment posées directement dans vos canaux Slack. Cela fonctionne à merveille si c’est fait correctement. Nous devons reconnaître et évangéliser la nécessité de vérifier en permanence les messages épinglés. Cela peut fournir des informations supercritiques à tout le monde dans les canaux Slack, minimisant ainsi le besoin de discussions supplémentaires. Il y a une forte probabilité que ce que Bob demande à Jane le demande également.

Définissez votre disponibilité

Cette fonctionnalité est parfois abusée, où certaines personnes préfèrent toujours s’éloigner ou toujours s’endormir. À condition que les statuts Slack soient utilisés de manière appropriée dans la plupart des cas, ils peuvent être un moyen précieux de gérer le temps et la disponibilité d’un développeur, y compris la possibilité de définir un statut en fonction de votre calendrier.

Les bots Slack sont devenus extrêmement puissants au cours des dernières années, et ils font souvent la différence entre les équipes hautement productives et celles qui se relâchent. J’encourage tous ceux qui lisent à regarder de plus près dans l’espace des bots, car cela peut être une formidable stratégie de réduction du bruit.

Les bots Slack, tels que Geekbot, permettent aux équipes d’exécuter des stand-ups asynchrones dans Slack ; ceux-ci fonctionnent mieux pour les équipes distantes tout en automatisant le processus de réduction des mises à jour fréquentes des développeurs. Geekbot prend également en charge le mode de mise au point, qui vous permet de lancer des sessions de mise au point Pomodoro directement depuis Slack et d’informer vos pairs chaque fois que vous travaillez sur quelque chose et que vous avez besoin de temps calme.

Il existe également des robots autour de la gestion du temps et des congés payés. Ceux-ci peuvent minimiser les utilisateurs aléatoires qui vous contactent lorsque vous avez des temps d’arrêt.

Le Any.do bot, qui peut créer automatiquement des listes de tâches, peut être utile lorsque vous devez ajouter des rappels de tâches ou attribuer des tâches à d’autres membres de l’équipe et suivre toutes vos tâches depuis Slack. Cela peut minimiser une partie du bruit qui se produit dans Slack.

Vous pouvez également demander à votre équipe de créer ses propres bots pour automatiser certaines des tâches, telles que l’agrégation de données dans une base de connaissances Confluence et l’ajout de la possibilité de répondre à des questions répétitives dans Slack avec des suggestions de votre base de connaissances ou wiki Confluence. La construction ou l’abonnement dépendra entièrement de vos besoins, de votre budget et de vos contraintes de temps.

Si vous exécutez des tâches liées à l’assistance et que vos applications sont actives, une partie du bruit dans Slack peut provenir d’un besoin de processus plus formalisés. Il existe des outils de gestion des incidents que vous pouvez utiliser pour automatiser certains des processus, car les SOP et les processus manuels ont tendance à ne pas être suivis au fil du temps, car les ressources vont et viennent au sein de l’organisation. Vous ne voulez pas vous enliser dans des travaux fastidieux, manuels et répétitifs qui peuvent ajouter au bruit.

Parfois, la meilleure façon d’éliminer la distraction est d’éliminer tout sauf le travail prioritaire singulier, afin que vous ayez l’espace et le temps de terminer le travail. Si vous avez besoin de faire quoi que ce soit, ajoutez-le au backlog. Si le partage des demandes et des demandes sur les DM devient normalisé, il y a une forte probabilité que cela ne se fasse pas. Cela peut également conduire à un jeu de suivi des demandes et obliger le destinataire à suivre toutes les discussions.

Slack n’est pas le problème, et WFH n’est pas le problème. Un changement d’état d’esprit culturel qui adopte l’étiquette Slack et un code de conduite qui préserve les limites de l’espace de travail est nécessaire. Nous devons reconnaître et promouvoir une base de communication harmonieuse et confortable et maximiser les vastes fonctionnalités offertes par Slack pour atteindre un équilibre.

Commentez ci-dessous si vous avez des conseils de productivité Slack utiles qui ont bien fonctionné pour votre équipe. J’aimerais avoir de vos nouvelles.