Mon flux de travail productif avec Noteplan 3 et DevonThink 3

Productivité — étape par étape

Je peux enfin rester au top

Le moment est enfin venu. Je voulais remplir la baignoire d’eau tiède et prendre un bain relaxant. Après toutes les séances d’entraînement que j’ai faites autour de la ferme, il était temps de tremper mes muscles endoloris dans cette eau chaude provenant directement du puits.

La pression de l’eau du robinet était faible. Nous l’avions remarqué récemment. Il a fallu beaucoup trop de temps pour remplir la baignoire, mais nous traînions des pieds pour agir.

Il était temps de changer les filtres du système d’eau central.

Mon partenaire de vie et moi nous sommes habillés chaudement et avons fait le tour de la ferme. Il faisait froid dehors.

Le système d’eau est dans un petit cabanon à l’arrière de la ferme. Nous avons allumé la lumière. Les filtres étaient juste devant nous.

Nous avons la chance d’avoir une eau de puits super propre. Les seules particules à éliminer sont les sédiments fins des couches souterraines. Il y avait beaucoup de dépôt. Le remplacement du filtre était en retard.

Après avoir lavé avec succès le premier filtre (conçu pour collecter les particules de plus grande taille) et remplacé le deuxième filtre (qui s’occupe des plus fines), nous avons décidé de ne plus laisser cette situation se reproduire. Il était donc temps de prendre des notes et de planifier utilement.

j’ai pris l’habitude d’utiliser Plan de notes 3 dans ce but. Il est assez simple à utiliser et son interface est intuitive. Sans oublier que la communauté Noteplan 3 est propice au conseil et au dépannage.

j’utilise aussi DevonPensez 3 pour collecter et stocker des documents liés à mes projets ou tâches. C’est l’une des meilleures solutions pour garder mes archives bien rangées.

Description étape par étape de mon utilisation de NotePlan 3 et DevonThink 3

Chaque application de prise de notes a sa philosophie. NotePlan 3 aborde la prise de notes avec deux types de notes distincts.

Notes de calendrier et notes de projet

NotePlan 3 propose deux types de notes :

• Les « notes de projet » appelées « notes ».
• Les « notes de calendrier ».

Intuitivement, la journalisation quotidienne conduit à l’utilisation de notes de calendrier. Pour ce faire, j’ai cliqué sur la date d’aujourd’hui dans le calendrier (en haut à droite de l’écran de votre ordinateur portable) et la note du calendrier d’aujourd’hui s’est ouverte.

Mais, dans mon flux de travail, je préfère ajouter et planifier des tâches spécifiques aux notes de projet appropriées. NotePlan 3 a une section en haut des notes de calendrier appelée « Références ». C’est très pratique car tous les frais prévus pour un jour spécifique n’apparaîtront que dans les références de cette date particulière.

Il convient de mentionner que le contenu « Références » n’est pas enregistré dans les notes de calendrier, mais uniquement dans la note de projet dont il émane. Si vous souhaitez que votre contenu « Références » soit sauvegardé dans votre note de calendrier, vous pouvez copier et coller la tâche dans la note de calendrier, ou mieux encore, vous pouvez « copier la ligne synchronisée » de la tâche et la coller dans votre note de calendrier.

Pour créer une note de projet, je vous recommande d’utiliser un modèle. Cela ajoutera de la cohérence à la mise en forme de vos messages. Les modèles sont disponibles gratuitement sur le site Web de Noteplan avec une explication sur la façon de les utiliser et de les personnaliser. Voici le rendu de mon modèle de projet pour l’illustration :

L’utilisation de modèles permet à toutes vos notes de projet d’être formatées de la même manière. Par conséquent, il est plus facile de naviguer et de récupérer des informations à l’avenir. J’ai cliqué sur le bouton « Insérer un modèle » pour accéder à mon modèle au milieu de la note vierge. Il ouvre un menu contextuel dans lequel je peux choisir le modèle qui m’intéresse. Notez que tous les modèles sont stockés dans le menu de la barre latérale sous « Modèles ».

Alternativement, vous pouvez taper une barre oblique « / » dans la ligne, et un menu d’action apparaîtra. Ensuite, cliquez sur « Insérer un modèle ».

N’oublions pas notre objectif ici. Notre objectif est d’être proactif et de ne pas attendre que notre filtre à eau se bouche pour le remplacer (cela pourrait être fait avec d’autres tâches comme changer les filtres AC ou tondre la pelouse, par exemple).

Nous avons maintenant notre note de projet formatée. Nous pouvons facilement ajouter des informations. Voyez-vous l’en-tête « éléments d’action » au bas de la note ? OK, super, concentrons-nous là-dessus.

J’ai ajouté trois tâches que j’aimerais voir se produire chaque année pendant les dix prochaines années dans ma section « Action Items ». Dans NotePlan 3, vous pouvez programmer une tâche en utilisant le symbole « > » suivi de la date formatée AAAA-MM-JJ (par exemple, >2023–01–10).

Comme je l’ai mentionné, lors de la planification d’une tâche, celle-ci apparaîtra dans la section « Références » en haut de votre note de calendrier de cette date prévue particulière.

Une tâche récurrente est une tâche qui se répète à un intervalle de temps spécifique. Pour faire cela dans NotePlan 3 :

• Cliquez sur la « flèche » à gauche de la tâche.
• Cliquez sur le bouton « répéter » en haut de la fenêtre.
• Choisissez « Chaque année » pour les « 10 » prochaines années (pour notre exemple).

Cette méthode copiera et collera la tâche le même jour chaque année pendant les dix prochaines années. Vous pouvez également utiliser le plugin « Repeat Extensions » développé par JClark pour plus de flexibilité, mais cela nécessite également plus de connaissances en informatique.

Nous venons d’établir notre note récurrente. Noteplan 3 vous rappellera le jour particulier où la tâche est due.

Dans mon cas, j’aimerais conserver les informations pertinentes sur les filtres à eau pour continuer avec mon exemple. Par informations pertinentes, j’entends le modèle de filtre, le numéro de série, etc., afin que je puisse avoir les informations pour commander à nouveau mes filtres à eau.

DevonThink 3 est le système parfait pour cela. Il vous permet de stocker de nombreux fichiers différents, par exemple PDF, Word, Vidéos, etc. Mais en plus de cela, sa recherche assistée par l’IA est puissante, et c’est ce qui fait la différence avec les systèmes d’exploitation traditionnels. Par exemple, il peut ROC vos fichiers PDF et les rendre consultables par titre et contenu. Cela permet de récupérer facilement vos fichiers lorsque vous en avez besoin.

Une autre fonctionnalité pratique est le « Copier le lien de l’élément ». Il connecte mon application de prise de notes NotePlan 3, à mon application de gestion des connaissances, DevonThink 3. Vous devez :

• Faites un clic droit sur le document qui vous intéresse
• Ensuite, cliquez sur « Copier le lien de l’article ».

Dans ma note de projet Noteplan 3, j’ai ajouté toutes mes informations pertinentes dans la section « Ressources associées ». Pour ce faire, je vais coller le DevonThink 3 « Item Link » entre parenthèses et le faire précéder du nom de mon document. Noteplan 3 créera un lien esthétique.

Lorsque vous cliquez sur le lien dans NotePlan 3, le document s’ouvrira dans DevonThink 3.

Rester sur le top des choses dans votre vie n’est pas facile à faire. Mais il existe des solutions qui vous aident. Après en avoir essayé plusieurs, j’ai opté pour la combinaison NotePlan 3 et DevonThink 3. Cela correspond à mon style de vie pour le moment, mais il se peut qu’il ne corresponde pas au vôtre.

UN organisation pointue prend du temps à se mettre en place. Il faut beaucoup d’autodiscipline et de nombreux essais avant de trouver quelque chose qui vous convient. N’abandonnez pas; vous trouverez votre chemin.